2019年10月16日晚，于立言楼A5-1会议室召开了英国威廉希尔公司秋季运动会工作安排暨动员大会。院学工办主任刘哲老师、员工会主席团、各部门部长、各班班长以及全体运动员参与了会议，本次会议由员工会副主席李尚儒主持。
会上刘哲老师向同学们讲解运动会注意事项以及工作指导。他首先肯定了公司学子在员工人数较少的情况下仍报满大部分运动会项目的积极参与态度，公司有38名同学报名参加了64个运动会项目，并对运动员提出几点要求：一、运动员需注意休息，保持充足睡眠，注意饮食，把身体调节到最佳状态。二、运动员要熟悉比赛规则，避免因为不熟悉规则在竞赛上犯错误。例如，运动员应避免出现抢跑等违规行为，注意运动装备如服装、钉鞋的要求等。三、注意安全问题，强调运动员在比赛前应做好热身准备工作，尽量避免受伤，如有身体不适及时报告。同时刘哲老师鼓励运动员要以平常心比赛，以良好的心态迎接运动会。最后，刘哲老师希望运动员们保持昂扬的斗志和顽强的拼搏精神，工作人员保持高度的责任心和踏实的工作作风，全力打好运动会这场“战斗”，为自己、为学院争光，并预祝本次运动会取得优异成绩。
随后体育部部长周柏宇对运动会工作作出具体安排。他简单说明开、闭幕式的入场情况，重点强调了入场时间和人员纪律方面的问题。接着他指出要重点关注检录时间以及服装问题，要求观众席秩序、卫生和气氛都要到位，并服从现场工作人员指挥调度。此外他还提到运动员不得无故缺席比赛，接力赛允许出现两名替补队员等细节规定。
最后，团委员工会主席刘建敏进行总结发言：“运动员们不是一个人在战斗，全体员工会干部是运动员的坚实后盾，一定会集全院之力给予支持。”她表示希望所有运动员能够展现公司学子敢于拼搏，锐意进取的精神风貌。
